Respectez vos obligations légales

De nombreuses obligations légales reposent sur les entreprises. Pour les hôtels, cafés, restaurants, campings et commerces de proximité, certaines méritent une attention particulière.

Vos obligations en tant qu’établissement recevant du public (ERP)

Votre établissement ou commerce ainsi que vos installations et équipements doivent répondre aux exigences de la réglementation pour les Établissements Recevant du Public (ERP)⁽¹⁾ et respecter un certain nombre d’obligations en termes :

• De sécurité : les règles portent essentiellement sur la prévention des incendies, notamment les risques électriques, et les mesures d’évacuation en cas d’urgence. Elles encadrent la conception, les choix de matériaux ou encore l’aménagement des infrastructures, et varient en fonction du classement de votre établissement et des risques qu’ils peuvent représenter.

• D’accessibilité : en tant qu’ERP, votre magasin, hôtel, restaurant ou camping doit être accessible aux personnes handicapées⁽²⁾. Dans le cas contraire, vous devez déposer des demandes d'autorisation de travaux ou de permis de construire de mise en conformité totale. Cette obligation fait suite à la fin du dispositif d'Agenda d'Accessibilité Programmée (Ad'AP) le 31 mars 2019.

• De pré-équipements ou d’équipements en bornes de recharge pour véhicules électriques : selon la Loi d’Orientation des Mobilités (LOM) promulguée le 24 décembre 2019, tous les bâtiments non résidentiels qui disposent d’un parc de stationnement de plus de 20 places devront, d’ici le 1er janvier 2025, déployer au moins un point de recharge pour les véhicules électriques et hybrides rechargeables par tranche de 20 emplacements, dont au moins un sera dimensionné pour permettre l’accès aux personnes à mobilité réduite⁽³⁾. Cette obligation ne s’applique pas si le montant des travaux d’adaptation du réseau électrique excède le coût total des travaux et équipements réalisés en aval⁽³⁾.

Les règles d'hygiène dans les restaurants et commerces alimentaires

Restaurateurs et commerçants de bouche, votre activité vous impose par ailleurs un certain nombre de dispositions réglementaires supplémentaires. Les manipulations, transformations et ventes de denrées alimentaires sont soumises à des règles d'hygiène strictes que vous devez respecter et qui concernent aussi bien :

• le bon agencement de vos locaux ;

• la conformité de vos matériels et équipements (système de ventilation, thermomètre dans les chambres froides, etc.) ;

• la formation obligatoire de vos salariés aux règles d'hygiène alimentaire (HACCP) ;

• le stockage et la conservation des aliments (respect de la chaîne du froid, désinfection et herméticité des récipients, respect des règles de congélation et des DLC, etc.) ;

• la gestion des déchets.

Le respect de ces règles est vérifié par des contrôles des autorités sanitaires. En cas d'infraction constatée lors d'un contrôle, les sanctions peuvent aller de l'avertissement pour une infraction bénigne, jusqu'au procès-verbal et la fermeture de l'établissement en cas mise en danger de la santé des consommateurs.

Votre devoir de protection envers vos salariés

Tous les salariés, dans le cadre de leur activité professionnelle, encourent des risques pour leur santé, bien-être et intégrité physique, appelés risques professionnels. Ces risques peuvent également être psychosociaux (troubles anxio-dépressifs, burn-out, etc.).

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de vos salariés⁽⁶⁾. Cela implique la mise en place d'une véritable politique de prévention des risques professionnels, y compris psychosociaux.

L’un de vos cuisiniers se brûle le bras avec un four défectueux ? Un apprenti mal équipé se coupe le doigt avec une trancheuse à jambon ? Un livreur est grièvement blessé après avoir perdu le contrôle du véhicule de votre restaurant, qui n’avait pas été révisé depuis plusieurs années ? Dans toutes ces situations, la responsabilité de votre entreprise peut être engagée, tout comme votre propre responsabilité en tant que dirigeant.

En cas de manquement à une obligation d’hygiène et de sécurité, d’accident du travail ou de décès d’un salarié, votre responsabilité et celle de votre entreprise peuvent en effet être mises en cause conjointement pour non-respect des règles de sécurité :

• Lors d’un accident, l’inspection du travail peut mettre en avant des manquements et demander une instruction auprès du Procureur de la République pour une mise en cause en correctionnelle.

• En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle reconnu(e) par la caisse de Sécurité sociale (à l’exclusion de l’accident de trajet domicile-travail) ou l’inspection du travail, votre salarié ou ses ayants droit peuvent également rechercher votre responsabilité en tant qu’employeur s’ils prouvent que vous avez commis une faute inexcusable (art. L. 452-1 du Code de la Sécurité sociale).

En cas de reconnaissance de votre faute inexcusable, vous risquez des poursuites au civil (dommages et intérêts, indemnisation) ou encore au pénal. L'auteur de la faute inexcusable est responsable sur son patrimoine personnel des conséquences de celle-ci (art. L. 452-4, al. 2 du Code de la Sécurité sociale).

La garantie responsabilité personnelle du dirigeant, proposée en extension dans le contrat multirisque professionnelle de Groupama pour les entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à 500 000 euros, peut prendre en charge les conséquences financières civiles de la faute inexcusable, si votre responsabilité est engagée dans le cadre de vos activités professionnelles, ainsi que vos frais de défense devant les tribunaux.

Cette garantie protège votre patrimoine personnel si votre responsabilité civile est engagée individuellement ou solidairement dans l’exercice de vos fonctions de dirigeant, suite à une inobservation des dispositions légales et réglementaires, à une violation des statuts ou à une faute commise dans la gestion de l’entreprise. Elle prend également en charge les frais de défense civile, pénale ou administrative résultant de toute réclamation introduite à votre encontre fondée sur un manquement à une obligation légale ou règlementaire de sécurité.

Sécurisez votre activité

Un risque de vol non négligeable

Aucun établissement n’est à l’abri d’un vol, avec ou sans effraction. Toutefois, certains commerces présentent davantage de risques : vol de biens et marchandises, vol des effets personnels de vos clients, vol de la caisse...

Pour prévenir les risques de vol ou d’agression, adoptez quelques réflexes simples pour limiter les convoitises :

• Changez régulièrement les codes de la mise sous tension de votre alarme ;

• Assurez-vous du contrôle et de la maintenance des systèmes de protection existants ;

• Soyez prudent à certains moments de la journée (à l’ouverture, à la fermeture) et de l’année (pendant les fêtes de fin d’année et lors des livraisons) ;

• Soyez attentif à tout ce qui peut paraître suspect (individus, véhicules) ou inhabituel à proximité de votre commerce (travaux, échafaudage…) ;

• N’évoquez pas la nature, le jour et l’heure d’éventuelles livraisons ;

• Ne manipulez pas de fonds devant votre clientèle ;

• Faites des dépôts fréquents à la banque, pour ne conserver qu’un minimum d’argent ;

• Signalez tout événement suspect aux services de police ou de gendarmerie…

De la même façon, pour les transferts d’argent :

• Faites un dépôt de votre recette au moins une fois par jour ;

• Choisissez un établissement bancaire proche de votre commerce ;

• Si possible, variez vos itinéraires et vos heures de dépôt ;

• Portez la recette directement sur vous en tenant le cas échéant un leurre à la main (sacoche, mallette) ;

• Dans la rue, marchez le long des immeubles, en sens inverse de la circulation pour éviter les vols à l’arraché commis par un deux-roues ;

• En voiture, verrouillez systématiquement vos portières et ne laissez pas votre sacoche à la vue de tous (siège ou banquette) ;

• En cas d’événement anormal survenant pendant le trajet, (voiture ou moto suiveuse, accident provoqué, etc.), contactez la police ou la gendarmerie...

Mettez enfin votre commerce en sécurité :

• Veillez à assurer un bon éclairage intérieur et extérieur ;

• Aménagez votre surface de vente de façon à :
  - Ne pas masquer la visibilité depuis la rue, y compris la nuit, en utilisant de préférence un rideau métallique à lames perforées : les policiers ou gendarmes doivent être à même de repérer tout événement anormal à l’intérieur de votre magasin ;
  - Vous permettre de surveiller en permanence l’intégralité de la marchandise exposée.

• Installez des devantures, des vitrines et des portes en matériaux retardateurs d’effraction (conformes aux normes existantes), dotées de serrures de haute sûreté et, si possible, une vidéo-protection et / ou un système d’alarme agréé ;

• Verrouillez les issues non indispensables à l’exercice de votre activité (réserve, sortie secondaire, livraison) sauf, naturellement, l’issue de secours qu’il convient d’équiper d’un signal sonore ;

• Changez immédiatement vos serrures en cas de perte ou de vol de vos clés ;

• Équipez-vous de dispositifs pour optimiser votre sécurité : caméras, miroirs, caisses temporisées avec système de retardement d’ouverture ;

• Pensez à activer votre système d’alerte ou de vidéosurveillance dès que vous quittez l’établissement...

Soyez vigilant avec les ventes en ligne

Vous commercialisez vos produits et/ou services sur Internet et avez opté pour un processus de paiement dématérialisé ? Vous proposez des options de livraison à domicile, en points de retrait, ou un service de click-and-collect⁽⁷⁾ ?

La conformité de votre site web à la réglementation et la protection des données personnelles que vous traitez doivent scrupuleusement être respectées. Mentions légales obligatoires, conditions générales de vente, utilisation des cookies, mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)… Il convient de vous assurer que votre site Internet est conforme à la réglementation et suffisamment protégé pour vous prémunir des cyber-attaques.

En effet, si votre commerce ou établissement détient des données personnelles (identité, coordonnées bancaires, etc.) et que vous n’avez pas mis en œuvre suffisamment de protection pour éviter la perte ou le vol des données confiées par votre clientèle, certains clients peuvent décider de vous poursuivre pour manquement à votre obligation légale de protection des données. Votre responsabilité civile pourrait être directement mise en cause par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Vous pourriez dans ce cas être exposé à de fortes amendes et pénalités et être obligé d’indemniser vos clients.